• Qu’est ce que l’AIVFC ?

Créée par des Directeurs de Palais des Congrès il y a plus de 35 ans, l’Association Internationale des Villes Francophones de Congrès (AIVFC) rassemble aujourd’hui 58 destinations francophones d’accueil de congrès dont les représentants partagent les mêmes valeurs de solidarité, de qualité, et de progrès. 

Plus qu’un simple réseau professionnel, l’AIVFC se définit comme une véritable force de développement et d’anticipation du futur du métier des rencontres professionnelles.

La diversité de ses membres et de celle des adhérents au Club des Organisateurs constitue sa principale richesse.

Fort de ces différences et de celle de la typologie des événements organisés, les membres cultivent et favorisent l’échange sur leurs préoccupations communes lors de rencontres d’affaires à l’étranger ou sur Paris. Pour les uns comme pour les autres, l’AIVFC constitue une opportunité d’exprimer concrètement leurs attentes en matière de prestations de services et de participer ainsi à l’évolution de la profession.

Tous les membres de l’AIVFC partagent un même souci de qualité. Pour adhérer, la destination doit disposer d’une structure d’accueil, d’une hôtellerie en adéquation avec la capacité de ses salles, d’un environnement touristique, de méthodologies de travail …) et s’engager à partager son savoir-faire technique et commercial, renforçant la force du réseau !

• Les Bureaux des Congrès

22 Bureaux des Congrès sont présents parmi les 58 destinations adhérentes de l’Association. Ce nombre croissant a motivé la création de la Commission des Bureaux des Congrès qui se réunit régulièrement. Chaque réunion a pour but d’échanger ensemble et de perfectionner la qualité des services proposés aux clients. Une charte d’engagement signée par tous les Membres de la commission tend à harmoniser l’ensemble des prestations et à proposer aux clients :

• une aide personnalisée et des conseils adaptés pour les organisateurs d’événements d’affaires.
• un interlocuteur unique qui accompagne le client en amont et durant toute l’organisation de la manifestation.

Depuis son entrée dans l’association, le Bureau des Congrès de la Baie de Saint-Brieuc gère en collaboration avec celui de Monaco la commission. Ainsi, sa responsable, Magali Giddio, suggère et met en œuvre des échanges et des travaux au niveau national sur des problématiques locales comme le pack accueil, l’accessibilité ou encore la bonne collaboration avec les Palais des Congrès.

• Une collaboration entre Palais et Bureaux des Congrès

Réunis du 11 au 12 décembre à Antibes Juan les Pins, une cinquantaine de destinations ont pu échanger sur l’avenir du secteur événementiel francophone en abordant notamment des thématiques autour de l’expérience client ou encore autour des relations entre les Bureaux et les Palais des Congrès, deux structures complémentaire au bénéfice d’une destination.

Depuis son entrée au Conseil d’Administration en 2015, le Bureau des Congrès de la Baie de Saint-Brieuc, en collaboration avec les autres membres du CA travaille à proposer des thématiques structurantes pour les destinations d’affaires.

Aujourd’hui la bonne collaboration entre Palais des Congrès et Bureaux des Congrès est devenu un enjeu majeur pour les territoires : rationalisation des stratégies de marketing territorial, mutualisation des coûts de promotion, partout désormais, on cherche à faire mieux ensemble.

Les missions des Bureaux et des Palais des Congrès sont parfaitement complémentaires :

• Le Palais des Congrès, souvent équipement phare du territoire, vend et promeut sa structure.
• Le Bureau des Congrès promeut et commercialise l’ensemble du territoire. C’est une porte d’entrée du territoire, il aide et conseille les organisateurs sur l’ensemble du dossier : hébergement, accessibilité, transport et lieux.

Les deux structures collaborent sur les dossiers, notamment lors d’organisation d’événement à portée nationale : le Palais des Congrès présentera sa structure, élément central d’un événement de telle ampleur tandis que le Bureau des Congrès apportera son expertise, notamment à travers le dossier de candidature, et répondra aux différents critères, souvent déterminant dans le choix d’une destination comme l’accessibilité, l’hébergement ou encore les transports sur place. L’un apportera son expérience en terme d’événementiel, l’autre sur l’offre de son territoire.

Ces enjeux de collaboration et de complémentarité sont essentiels également d’un point de vue politique afin de sensibiliser les élus sur l’importance stratégique d’une politique événementiel pour un territoire, notamment en termes de retombées économiques.