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organisez, collaborez, gagnez du temps Choisissez la facilité !notre équipe dynamique au service de la réussite de votre événement

Une prestation gratuite et clé en main : Le Bureau des Congrès, une équipe complémentaire à la vôtre

• Accompagnement sur l’ensemble de l’organisation de votre manifestation : location de salles, hébergement, traiteurs, activités, programmes accompagnants, soirée de gala, cadeaux pour les participants…
• Organisation des visites de repérages.
• Véritable soutien pour l’équipe locale dans le cadre de congrès nationaux : Réalisation du dossier de candidature en fonction du cahier des charges envoyé par le national (estimation budgétaire, cotation des chambres, réservation du lieu, mise en relation avec les institutions).

Gestion de l’hébergement : on s’occupe de tout !

• Sélection des hôtels, négociation des tarifs et réservations des chambres en fonction de votre budget et de vos attentes.
• Solutions personnalisées en fonction de vos besoins : gestion globale des hébergements, gestion des inscriptions et des paiements individuels de vos participants ou diffusion d’une liste d’hôtels.
• Diffusion des informations de votre manifestation en collaboration avec nos partenaires hôteliers (horaires des navettes, des travaux du congrès, etc).

Relais institutionnel de votre congrès

Notre équipe est votre interlocuteur unique pour toutes vos demandes auprès des acteurs institutionnels concernant les points suivants :
• Intervention des élus pour l’ouverture du congrès.
• Pavoisement du centre-ville à l’effigie de votre congrès.
• Etude des demandes de subventions.

Accueil personnalisé de vos participants : convivialité assurée dès leur arrivée !

• Accueil en gare : banque d’accueil en gare.
• Accueil au Palais des Congrès : check-in des hôtels dans l’enceinte du Palais des Congrès et remise des clés pour une arrivée sereine.
• Dans les hôtels : mots de bienvenue et relais d’informations.